WWDC 19 – Important Travel Information

September 30 – October 3, 2019

 

BANYAN TREE SPA MAYAKOBA:
Carretera Federal Chetumal-Puerto Juárez Km.
298 Playa del Carmen,
Quintana Roo México 77500

Phone: +52 984 8773688
(ext. 7402 / 7403).

Banyan Tree Spa Mayakoba Website


IMPORTANT TRAVEL INFORMATION

AIRLINE

Overseas travelers need a passport to travel to Mexico. It is recommended to make a copy of your passport. If you have a “US Passport Card” it applies to land and sea travel only. Remember, the name on your passport, and the name on your ticket must match.

MISSED OR CHANGED YOUR FLIGHT

Please notify us by sending an email to Romina Infante: romina@4js.com. Phone +52 1 55 59664122.

CUSTOMS

Please make sure to have your Passport, Immigration Card, and Customs Declaration handy to be cleared by Immigration. (Immigration Cards and Custom Declarations are usually provided onboard the aircraft. https://www.mexicotouristcard.com/.

Important: You MUST KEEP the lower portion that will be stamped by the Immigration Officer, and present it upon ARRIVING at the Banyan Tree Mayakoba Resort, and LEAVING when at Cancún International airport. One per person is required!

  • After clearing Immigration: Collect your luggage. If you are missing luggage, report it to the airline personnel immediately, and make sure to complete a report before leaving the luggage claim area. Be sure to obtain the Airline’s LOCAL number. Global Incentive Management will follow up and track your luggage for delivery to the Banyan Tree Mayakoba Resort.
  • Once you have your luggage: proceed to the Customs Area to declare any goods. Have your Customs Declaration Form filled out. You will press a button resembling a traffic signal. A GREEN light means that your bags pass without an inspection, a RED light means your bags will be randomly inspected. They are looking for meats, fruit, or merchandise intended to be sold. If inspected, they will take a quick peek, and away you go.
  • After passing customs: Make a RIGHT and continue walking OUTSIDE of the airport building. Although there are many timeshare salespeople located in the corridor, walk to the glass doors and meet your transportation OUTSIDE near the curb where the transportation vehicles are parked.

A representative from Global Incentive Management will greet you OUTSIDE your arrival terminal with a Four J’s sign.  Their uniforms are white shirts and black/khaki pants. They will transport you the forty-minute ride to the Banyan Tree Mayakoba Resort. (*tips are encouraged).

BANYAN TREE MAYAKOBA RESORT

Proceed to the lobby Four J’s Check-In.  We will have your room keys and name badges. You must provide the hotel with a copy of your Immigration Form and Passport.  Please have these ready upon arrival. Let us know if your departure dates will change.

HOSPITALITY DESK

Opens at 9:00 AM Monday, September 30th to greet Lab attendees. Lunch and coffee will be provided for those attending Labs.

(Every effort will be made to accommodate early arrivals. It is suggested to pack a change of clothing or swimsuit in your carry-on to enjoy the property while your room is being prepared). 

PROGRAM

We will cover food, lodging and open bar expenses for the period of the program. Some incidentals may be charged to your credit card. You may extend your stay if you wish. See below for more details.

Except for those attending the Labs, the program starts with the Welcome Reception in the Hotel Lobby on Monday, September 30th at 7:00 PM, and ends on Thursday, October 3rd at approximately 12:30 PM. For those attending the Labs, the program starts at 9:00 AM Monday. The Thursday check-out deadline is 13:00.

EXTENDED STAY & PARTNERS

As mentioned, we have negotiated a special group room rate with the resort, which covers your room, three meals a day, and an open bar (‘meal plan‘) for single occupancy. This room rate and meal plan apply for the duration of the program.

If you wish to bring your partner, just advise us in advance when you select your preferences on the confirmation form. There will be a fee to cover your partner’s meal plan that will be charged to your credit card.

If you wish to extend your stay, the group room rate applies three days prior and three days post-event, but without the meal plan; you will consume at your convenience on or off-property at your own expense.

The table below summarizes the hotel fees in US dollars should you wish to extend your stay and/or invite your partner.

THE OPEN BAR & INCIDENTAL EXPENSES

The open bar runs from 9:00 PM – 11:00 PM Sunday and from 12:00 PM – 12:00 AM during the program weekdays. Drinks outside these times will be charged to your credit card.

Phone calls, laundry, shopping, in-room TV entertainment, room service, and items consumed from the minibar etc. will be charged to your credit card.

For further questions, contact Romina: romina@4js.com.

ATTIRE

Resort/Business Casual for program sessions. Beach or sportswear for the free-time activities. The weather will fluctuate during your stay. It can get chilly and windy at night.

HAVE A SAFE TRIP! PRINT THIS OUT! YOU’LL NEED THE ADDRESS FOR YOUR IMMIGRATION FORMS!!!!

INFORMACIÓN IMPORTANTE DE VIAJE

AEROLÍNEA

Los viajeros extranjeros necesitan un pasaporte para viajar a México. Se recomienda tener una copia de su pasaporte. Si tiene una “Tarjeta de pasaporte de EE. UU.”, Solo aplica para los viajes por tierra y mar. Recuerde, el nombre en su pasaporte y el nombre en su boleto deben coincidir.

SI PIERDE O CAMBIÓ SU VUELO

Por favor notifíquenos enviando un correo electrónico a Romina Infante: romina@4js.com. Teléfono +52 1 55 59664122.

ADUANA

Asegúrese de tener a la mano su pasaporte, tarjeta de inmigración y declaración de aduanas para ser presentado a Inmigración. (Las tarjetas de inmigración y las declaraciones personalizadas suelen proporcionarse a bordo del avión. Https://www.mexicotouristcard.com/.

Importante: DEBE MANTENER la parte inferior la cual será sellada por el Oficial de Inmigración y deberá presentarla al LLEGAR al Banyan Tree Mayakoba Resort y ENTREGARLA cuando esté en el aeropuerto internacional de Cancún. Se requiere una por persona!

  • Después de pasar Inmigración: Recoja su equipaje. Si no llega su equipaje, informe al personal de la aerolínea inmediatamente y asegúrese de completar un reporte antes de abandonar el área de reclamo de equipaje. Asegúrese de obtener el número LOCAL de la aerolínea. Global Incentive Management realizará un seguimiento y rastreará su equipaje para entregarlo en el Banyan Tree Mayakoba Resort.
  • Una vez que tenga su equipaje: diríjase al Área de Aduanas para declarar cualquier mercancía. Tenga su formulario de declaración de aduanas completado. Presionará un botón parecido a una señal de tráfico. Una luz VERDE significa que su equipaje y bolsas pasan sin inspección, una luz ROJA significa que su equipaje y bolsas serán inspeccionadas al azar. La aduana esta buscando carnes, frutas o productos destinados a ser vendidos. Si son inspeccionados, echarán un vistazo rápido y pasarán.
  • Después de pasar por la aduana, gire a la DERECHA y continúe caminando FUERA del edificio del aeropuerto. Aunque hay muchos vendedores de tiempo compartido ubicados en el corredor, camine hasta las puertas de vidrio y reconozca su transporte FUERA, cerca del lugar donde están estacionados los vehículos de transporte.

Un representante de Global Incentive Management le dará la bienvenida, FUERA de su terminal de llegada con un letrero de Four Js. Sus uniformes son camisas blancas y pantalones negros / caqui. Te transportarán en un viaje de cuarenta minutos al Banyan Tree Mayakoba Resort. (* Se sugirere dar una propina).

BANYAN TREE MAYAKOBA RESORT

Continuar con el check-in de Four Js. Tendremos las llaves de su habitación y sus gafetes. Debe proporcionar al hotel una copia de su formulario de inmigración y pasaporte. Por favor tenlos listos a su llegada. Háganos saber si sus fechas de salida cambiaron.

ESCRITORIO DE HOSPITALIDAD

Abre a las 9:00 AM del lunes 30 de septiembre para dar la bienvenida a los asistentes del laboratorio. Se proporcionará almuerzo y café a los asistentes a los laboratorios.

(Se hará todo el esfuerzo posible para acomodar las llegadas anticipadas. Se sugiere empacar un cambio de ropa o traje de baño en su equipaje de mano, para disfrutar de la propiedad mientras se prepara su habitación).

PROGRAMA

Cubriremos los gastos de comida, alojamiento y barra abierta durante el período del evento. Algunos gastos adicionales pueden ser cargados a su tarjeta de crédito. Usted puede prolongar su estancia si lo desea. Lea a continuación para los detalles.

Excepto para los asistentes a los laboratorios, el programa comienza con la Recepción de bienvenida en el lobby del hotel el lunes 30 de septiembre a las 7:00 PM, y finaliza el jueves 3 de octubre aproximadamente a las 12:30 PM. Para aquellos que asisten a los laboratorios, el programa comienza a las 9:00 AM del lunes. La fecha límite de salida del jueves es a las 13:00.

ESTANCIA EXTENDIDA Y SOCIOS

Como se mencionó anteriormente, hemos negociado una tarifa de habitación de grupo especial con el resort, que cubre su habitación, tres comidas al día y una barra abierta (“plan de comidas”) para uso individual. Esta tarifa de habitación y el plan de comidas se aplican durante la duración del programa.

Si desea traer a su pareja, solo avísenos con anticipación cuando seleccione sus preferencias en el formulario de confirmación. Habrá una tarifa especial para cubrir el plan de comidas de su compañero que se cargará a su tarjeta de crédito.

Si desea extender su estadía, la tarifa de habitación de grupo se aplica desde tres días antes y hasta tres días después del evento, pero no incluye plan de comidas; por lo que usted consumirá a su conveniencia dentro o fuera de la propiedad a su cargo.

La siguiente tabla resume las tarifas (USD) del hotel en caso de que desee prolongar su estadía o invitar a su pareja.

BAR ABIERTO Y GASTOS INCIDENTALES

El bar abierto funciona de 9:00 a.m. a 11:00 p.m. del domingo y de 12:00 p.m. a 12:00 a.m. durante los días de semana del programa. Las bebidas fuera de estos horarios se cargarán a su tarjeta de crédito.

Se cargarán a su tarjeta de crédito las llamadas telefónicas, el servicio de lavandería, las compras, el entretenimiento de TV en la habitación, el servicio a la habitación y los artículos que se consumen del minibar, SPA, etc.

Para más preguntas, contacte a Romina: romina@4js.com.

ATUENDO

Resort / Business Casual para sesiones de programa. Playa o ropa deportiva para las actividades del tiempo libre. El clima es cálido pero puede fluctuar durante su estancia. Incluso puede hacer frío y viento por la noche.

¡QUE TENGA UN BUEN VIAJE! ¡POR FAVOR IMPRIMA ESTO! POSIBLEMENTE NECESITARÁ LA DIRECCIÓN PARA SUS FORMULARIOS DE INMIGRACIÓN !!!!